要准确地理解什么是文档管理系统（DMS）和什么是数字资产管理（DAM）解决方案，必须记住，多年来，文件柜一直是办公技术的重要组成部分。每个办公室都需要一个安全地组织和存储纸质文件的机构。办公室越大，你需要的文件柜就越多。

计算机和数字文件资产的兴起改变了这一切。电子存储文档（以及后来的照片和其他媒体文件）的能力是数字革命不可避免的一部分，但它本身似乎也是通往无纸化办公室涅盘之路的终点，也是卑微文件柜的丧钟。

结果不是这样的。

DMS和DAM系统使您的资产易于访问和使用

纸质文件和文件柜仍然与我们的商业文件存储仍然是一个巨大的挑战。当然，包括照片、插图、视频等在内的数字资产的种类和数量也在不断增加。

与此同时，我们对如何使用信息的期望也发生了变化：云、社交协作、移动和分析技术使我们更加重视快速、方便地访问纸质和数字资产。

这就是文档管理系统（DMS）和数字资产管理（DAM）解决方案日益流行的原因。想快速找到客户的合同吗？找到展示你的顶级产品的具体照片或插图吗？DMS或DAM系统将帮助您完成工作，包括简化任何计算机或移动设备的访问。

DMS和DAM解决方案的作用远不止为您提供一种存储和组织您的资料的方法。如果文档和其他数字资产对您的业务至关重要，DMS或DAM解决方案将使您更轻松、更高效、更安全地使用这些信息源。

• 提高生产力：花更少的时间找到你需要的东西。
• 简化工作流程：DMS和DAM解决方案具有电子签名和电子文件共享等功能，有助于自动化耗时的步骤，提高效率，以及（当流程面向客户时）增强客户体验
• 保护您的数字资产：公司使用DMS和DAM解决方案的一个关键原因是为了更快地从网络攻击、自然灾害或最常见的数据丢失原因（人为错误，如意外擦除）中恢复。
• 法规遵从性：欧盟的通用数据保护法规（GDPR）等新法规对保护和检索信息资产提出了新的要求。DMS和DAM解决方案都可以帮助您遵守新的要求，简化合规性审核，并减少您受到不合规处罚的风险。

另外，无论您使用的是DMS还是DAM解决方案，您仍然可以充分利用Templafy来帮助您创建最新的、具有正确品牌资产和合法合规性的文档。

您对DMS或DAM解决方案的选择将取决于对您的业务最重要的文件类型，最终您可能会同时选择这两种类型。简单地说，如果你处理大量的文档、提议、表格、合规性文件等，你很可能倾向于DMS解决方案。如果您的企业使用大量图像文件（照片、插图、视频、设计文档等），那么DAM解决方案可能是正确的选择。

让我们看看这两个：

什么是文档管理解决方案？

顾名思义，DMS解决方案是为业务文档管理而设计的，用于存储、管理和跟踪表单、合同、报告、信件等电子文档。

早期的DMS解决方案将文档扫描与数据库工具相结合，以自动化索引和检索工具。随着时间的推移，供应商增加了对管理整个文档生命周期（从创建到编辑）以及签名集合的支持。

目前在DMS系统中常见的一些特性和功能包括：

• 审计跟踪：显示谁访问了文档、何时访问了文档以及进行了哪些更改
• 签入/签出和锁定：协调文档的同时编辑，以便一个人的更改不会覆盖另一个人的更改
• 回滚：在出现错误或提前发布的情况下“激活”以前的版本
• 版本控制：记录文档是如何产生的，以及它与以前的版本有何不同
• 安全性：管理用户角色和加密
• 文档共享：安全的门户，即使通过移动设备也可以轻松地传播非常大的文件
• 电子签名集成：简化工作流和审批流程
• 合规性：符合HIPAA、SEC、FINRA和其他法规的工具

什么是数字资产管理系统？

随着图形软件工具、数码相机、数字视频等的兴起，企业现在对数字资产库进行了巨额投资。在许多情况下，这些文件非常大，通常以千兆字节为单位，使用和管理起来可能是一个挑战。DAM系统增加了技术元数据和其他管理功能，提高了这些数字资产的可访问性和价值，包括：

• 诸如作者、批准状态、图像大小、许可权、分辨率和颜色深度等数据。
• 能够单独或分组处理和管理数字资产（例如，在拍照之后）。
• 访问控制列表和用户角色。
• 能够将数字资产转换为缩略图、代理文件和其他形式，以便在打开或处理资产进行生产之前轻松预览资产。
• 通过跟踪原始资产和后续版本之间的关系来关联资产。
• 使用工作流工具规范资产的管理、创建和审核。
• 通过扩展元数据和有关资产整个生命周期的使用和重用的度量来丰富资产。

DMS和DAM平台越来越多地结合分析，包括搜索、共享、嵌入、视图和下载数据，以帮助决策者了解内容的使用方式。当然，云是媒体资产管理的一个重要元素，可以将其看作DMS云或DAM云。

你可能会想，我不能在SharePoint中做数字资产管理吗？你可以，但SharePoint最初的设计主要是为了在网站上提供数字资产。典型的DAM解决方案将为您提供更强大的跟踪、共享和使用资产的功能。如果您已经在使用SharePoint，那么考虑DAM的更好方法是为SharePoint提供数字资产管理。

DAM和CMS（一个内容管理系统）怎么样？同样，它们有着完全不同的目的：CMS是用来帮助你通过网站或博客发布信息的。DAM旨在为您提供存储和管理资产本身的能力，无论资产是否已发布。

Templafy如何使用DMS和DAM解决方案

DMS和DAM解决方案的主要功能是使对核心信息资产的访问更容易、更高效和更安全。Templafy将此带到下一步，帮助您使用这些资产创建符合品牌要求的合法文档。

假设你拍了一张主要的产品照片，最后拍了几百张照片。使用DAM，您可以上传所有这些图片，并相信Templafy会将它们提供给所有需要它们的员工。由于Templafy将这些图像直接放在您的同事正在使用的office应用程序中，因此他们使用最新的图像将比在其他地方下载的图像更容易。使用Templafy，您可以按部门、办公室位置或区域筛选访问权限，以便只显示与每个同事的角色相关的图像。

或者，您需要确保给客户的信件经过适当修改，符合GDPR规则的正确法律披露。Templafy将与您的DMS集成，以确保在正确的位置提供具有正确GDPR语言的文档。

您还可以使用Templafy创建文档并将它们放置在DMS中。例如，您希望确保所有文档具有正确的外观颜色、字体、布局、正确的徽标、照片等。使用Word和DAM解决方案，您可以使用Templafy确保员工在制作文档时能够访问公司批准的图形元素。Templafy还与DMS集成，因此使用Templafy创建的品牌和合规文档可以方便地存储、访问和共享。

有了这三个元素，Templafy、DAM系统和DMS-a公司将拥有最有效的文档创建和存储系统。

 

原文：https://info.templafy.com/blog/dms-vs-dam-what-is-the-difference

本文：http://jiagoushi.pro/node/1498

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