计划是应用程序制作过程中最重要的部分。在计划时，你应考虑以下事项:

• 这个应用程序将解决什么问题?
• 谁会使用这个应用程序?
• 它将满足用户哪些目标和目标?

知道答案可以帮助你在设计应用程序时保持正轨。我们很容易陷入将应用程序作为目标的陷阱，而不是解决问题。

在本节中，你将了解:

• 确定要解决的业务问题(用例)
• 深刻理解业务流程
• 使用您的解决方案优化业务流程
• 决定是否值得自动化这个过程
• 创建项目计划

这个流程是否值得自动化?

现在是时候考虑构建解决方案需要付出的努力，并决定它是否合理了。这涉及到权衡业务价值和自动化流程的成本。业务价值是业务从项目中获得的持续收益。

无所事事的代价

为了弄清楚自动化流程是否值得，您首先必须了解不解决问题的成本。

作为定义希望从Microsoft Power Platform解决方案实现的业务价值的一部分，您应该更好地了解以当前方式解决问题的组织成本是多少。换句话说，就是衡量什么都不做的成本。

要计算当前成本，请确定执行当前流程所花费的时间，并乘以执行该流程的人员的成本。您可以通过确定一次端到端运行流程的成本，然后乘以每年执行该流程的次数来度量年度成本。再加上其他成本，如软件许可、纸张、邮费等等。

例:当前费用流程的成本

我们首先要了解的是，组织继续手工做费用报告的成本是多少?以下是我们与同事交谈时的发现:

• 我们发现他们每周大概要花一个小时把所有的收据放在一起，然后填写人工费用报告。Abhay指出，每周大约有140份费用报告。我们还了解到，每个团队成员的全部费用大约是90美元/小时。

(140费用报告* 1小时/周)* $90 = $12,600/周

52周乘以$12,600 = $655,200一年

• 尼克没有审阅或批准费用报告;这一切都落到了Abhay和他的团队的肩上。因为他没有定期监控团队的开支，Nick错过了一个重要的机会——检查开支，注意舞弊，优化他的团队的开支习惯。
• Abhay与我们分享了他的团队在每个费用报告上花费大约15分钟的时间，平均每周会收到140份报告，其中25%的报告由于信息缺失而返回。

初审:140份费用报告×15分钟复查= 35小时

初审:35小时×$90 = $3,150周= $163,800/年

返工评审:35份费用报告×15分钟评审= 8.75小时

返工复查:8.75小时×$90/hr = $787.50/周= $40,950/年

每周总花费:3,937.50美元

每年总费用:204,750美元

• 在确认费用报告准确无误后，每份费用报告大约需要7分钟的时间来查找每个费用类别的总分类代码，并将其写在报告的每个费用行上。

140份费用报告×7分钟编码= 16.5小时/周= $1,485/周= $77,220/年

• 在财务系统中创建一个支付日志来处理支付并出现在夏洛特的财务报告中，每个费用报告大约需要10分钟。
• 140份费用报告×10分钟= 23.8小时/周= $ 2142 /周= $ 111384 /年

Charlotte想要每周检查预算，但是直到周四Abhay完成了他的检查并拿到了有缺失信息的报告之后，她才能拿到她的报告。(虽然这不是金钱成本，但它确实会对业务产生影响。)

整个过程的成本是公司:

$655,200 + $204,750 + $77,220 + $111,384 = $1,048,554

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/worth-automating-process

本文：http://jiagoushi.pro/node/1301

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计划是应用程序制作过程中最重要的部分。在计划时，你应考虑以下事项:

• 这个应用程序将解决什么问题?
• 谁会使用这个应用程序?
• 它将满足用户哪些目标和目标?

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在本节中，你将了解:

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• 创建项目计划

这个流程是否值得自动化?

现在是时候考虑构建解决方案需要付出的努力，并决定它是否合理了。这涉及到权衡业务价值和自动化流程的成本。业务价值是业务从项目中获得的持续收益。

 

定义解决问题的业务价值

 

商业价值分为四类，很容易记为REVO:

• 收入:这个解决方案通过新的业务线或以前没有提供的服务带来了其他方式无法实现的收入。
• 效率:效率实际上就是节省成本。此解决方案允许执行流程的参与者更快地完成此任务。
• 数量:通过使当前用户能够处理更多的交易，从而避免额外资源的成本，从而实现成本避免。
• 其他:解决方案帮助组织遵守其“必须做”的要求，这可能会避免经济处罚。

定义类别后，我们需要定义我们将实现的价值:

收入

• 确定服务的费用
• 确定有多少客户会购买服务或产品
• 确定要度量的时间范围(月、季、年)
• 收入=(价格乘以客户)的时间范围

效率

• 确定今天从事这项工作的人数
• 确定他们今天完成工作的直接时间(“旧时间”)
• 确定在构建完Microsoft Power平台解决方案后将从事这项工作的人数
• 确定使用新解决方案所需要的直接时间(“新时间”)
• 节省的时间=旧时间-新时间(要将节省的时间转换成美元，将节省的时间乘以人们在时间单位(例如小时)上的全部成本。)

容量

• 确定一个人在一定时间单位(“每个人的事务”)内可以处理的事务量
• 确定新解决方案在此时间内能够处理的事务量(“每个人的新事务”)
• 确定在此时间内需要处理的事务量(“量”)
• 成本规避=(交易量÷人均交易量)-(交易量÷人均新增交易量)
• 这将计算不需要处理事务的人数，以实现解决方案所处理的数量。

其他

• 确定通过在解决方案中捕获并提供信息可以避免的惩罚

如果您通过自动化流程获得的业务价值比不上什么都不做的成本，那么您必须问问自己，这是否是需要关注的正确业务问题。

但是，如果您通过解决业务问题获得的业务价值大于什么都不做的成本(加上您的开发时间和任何软件许可证的每月成本)，那么将流程自动化是有意义的。

 

示例:费用流程自动化的业务价值

在我们的示例应用程序中，业务价值的主要类别是效率。这款新应用程序将减少处理每周、每月和每年相同数量的费用报告所需的时间。我们回顾了新的流程，以及我们希望这个应用程序能够对未来的用户实现什么。我们询问了他们希望通过新流程节省多少时间，以及他们希望在费用报告应用程序中加入一些规则。

• 我们每周仍有140份费用报告要提交;这并没有改变。然而，当我们与提交报告的人交谈时，我们发现我们能够将他们花费的时间减少到20分钟——通过他们能够在需要收据时立即输入信息并为收据拍照。满载成本也保持不变。

(每周140份费用报告×20分钟)×$90/hr = $4,158 /周= $216,216 /年

• Nick将审阅他的团队(大约100名销售人员)的费用报告，估计审阅每一份费用报告大约需要5分钟。他的评论仅限于所提交的费用类型，他意识到收据的需要——包括进餐时客人的姓名以及将酒店费用分配到适当类别的需要——将由应用程序控制。

(每周100份费用报告×5分钟)×$90/hr = $750 / week = $39,000 / year

其他经理将审查和批准他们部门未来的费用报告，所以剩下的40份费用报告每年将花费$15,600。

Abhay和他的团队现在的工作已经转向了抽查报告。他们不应该做任何返工;事实上，Abhay的团队可能会被分派其他活动的任务，这是因为审查费用报告所需的工作量减少了。

• 我们优化了这个过程，将正确的总分类账会计代码与每个费用类别关联起来。现在Abhay和他的团队可以提取数据来创建支付日志，将每周40.3小时(编码16.5小时+发布23.8小时)减少到几分钟，每年节省188,604美元(编码77,220美元，发布111,384美元)。Abhay可能会让他的团队中的一些人承担他部门中其他更重要的工作。
• 有了这个新流程，Abhay和他的团队可以考虑每天发布费用报告，这将为Charlotte提供每天更新的预算视图，并允许她在预算限制的情况下更快地做出响应。
• 公司使用自动应用程序的新成本大致如下:

$216,216 + $39,000 + $15,600 = $270,816 /年

每年为公司节省大约777,738美元

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/defining-business-value

本文：http://jiagoushi.pro/node/1302

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计划是应用程序制作过程中最重要的部分。在计划时，你应考虑以下事项:

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• 谁会使用这个应用程序?
• 它将满足用户哪些目标和目标?

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根据业务价值衡量成功

 

在您确定了您认为可以实现的业务价值之后，您必须弄清楚如何度量实现该价值的进展。要做到这一点，就要确定明智的措施。SMART measures的意思是:

• 具体:什么，在哪里，如何。一个明确的目标是明确的，不包含任何模棱两可的语言。
• 可测量的:从和到的测量给出反馈，让你知道什么时候目标已经实现。通常，“从”价值是我们今天所处的位置，“到”价值是我们的目标。
• 可分配的:这是“谁”:将实现目标的个人或团体。很多时候，行为的改变是由一个人知道某件事正在被测量这一事实触发的。A有时被定义为可实现的，但Assignable承认现实的措施与目标是否可实现有关。
• 现实:被测量的东西是可行的吗?现实的目标具有挑战性，但可以在给定的时间框架内实现。
• 基于时间的:目标什么时候能实现?时间框架必须积极而现实

在确定度量时，总是问自己:它是否有助于实现我们确定的业务价值?不要花时间度量那些不能帮助实现业务价值的活动。

有些措施将是一美元的数额，但其他可能只是一个数字。只需一点努力，就可以将这些值转换成金额。例如，如果您知道每个人将节省的时间量，那么将时间量乘以执行该流程的人的负载成本。结果就是节省了多少美元。

你可以使用的另一种目标设定方法是定义目标和关键结果(OKRs)。目标是你想要实现的远景。关键的结果是你衡量目标进展的方式。例如，目标可能是“增加会计团队的留存率”，而关键结果可能是“应用程序发布后，调查测量的工作满意度增加20%”。

投资回报

投资回报(ROI)的计算是通过审查构建解决方案的成本来完成的，以确保价值大于成本。

在许多情况下，当业务用户在解决一个问题时，这个问题是在他们的业余时间完成的，并不一定需要计入成本。然而，当您需要确定ROI时，了解构建解决方案所需的时间是很重要的。为了帮助您进行评估，请进入下一部分，创建项目计划。

示例:度量费用报告解决方案的成功

为了确定我们的目标，我们回顾了一下我们的项目目标:

费用报告:创建一个对员工和会计部门有效的流程，允许更快的预算跟踪，并减少审计暴露。

在我们的示例中，我们可以考虑几个有意义的成功度量。

最初，我们考虑跟踪返回返工的费用报告的数量。然而，如果这个应用程序是为了强制执行商业规则——比如超过75美元的费用需要收据——提交费用报告的员工在提供收据之前就不能提交报告，所以这个措施就没有多大意义了。

一个有价值的度量是能够跟踪员工完成他们的费用报告所花费的时间;毕竟，我们的成本节省是基于用户能够从1小时减少到20分钟。跟踪用户在应用程序中的实际时间来验证这个数字并对其进行报告可能是值得的。

既然Nick和其他经理负责批准费用报告，那么跟踪从员工提交费用报告到Nick和其他经理批准费用报告之间的时间是值得的。跟踪它，并让管理者意识到它正在被跟踪，这将有助于改善这种行为。人们倾向于关注被测量的东西。

我们决定的明智目标是:

• 对于至少80%的费用报告，费用报告创建者花在创建报告上的时间不超过20分钟。
• 对于至少90%的费用报告，从提交报告到在财务系统中记录付款之间的时间少于三个工作日。
• 到今年年底，部门经理会在批准后的一个小时内查阅最新的所有费用的每周预算报告。
• 在解决方案可用的一个月内，100%的费用报告使用了数字系统。
• 在半年一次的审计中发现的错误数量减少了50%。

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/measuring-success

本文：http://jiagoushi.pro/node/1303

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计划是应用程序制作过程中最重要的部分。在计划时，你应考虑以下事项:

• 这个应用程序将解决什么问题?
• 谁会使用这个应用程序?
• 它将满足用户哪些目标和目标?

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确定要解决的业务问题(用例)

 

使用Microsoft Power平台解决业务问题的第一步是确定您想解决什么问题。

在IT术语中，要解决的业务问题通常称为用例。

问问你自己，“我要解决的业务问题是什么?”(提出问题时要简明扼要;在许多情况下，它将成为您所构建的应用程序的名称!)当你定义问题时，把它分解成一个问题陈述和你想要达到的结果。

对于我们将在这些文章中用作示例的应用程序，我们提出了以下声明:“费用报告:创建一个对员工和会计部门有效的流程，允许更快的预算跟踪，并减少审计暴露。”

如果您已经确切地知道您要解决的问题是什么，那么您可以跳到考虑手动解决问题的成本的部分。如果你在处理你最初的灵感之前需要一些想法或者想要练习一个小问题，读下去。

我能用Power Apps做什么?

如果你正在用Power Apps制作你的第一个应用，想想你的业务和你和你的团队每天要做的工作，并确定一个你目前正在使用手动流程来解决的业务问题。

自动化的潜在用例是存在于您当前工作环境中的差距、抱怨或低效率。那些仍然需要纸张或电子邮件的处理，以及那些需要手动将数据从一个地方移动到另一个地方(从电子邮件到数据库或从一个电子表格到另一个电子表格)的处理，很可能需要应用程序来解决。

提示

不要选择一个大到会让你陷入困境的问题。然而，当您将整个流程分解为可管理的元素时，即使是大型流程也可以在很小的范围内实现自动化。

想要获得灵感，请看看这些来自客户的真实故事。

知道你想要的应用程序如何让你的同事和老板受益是件好事，尤其是当你在制作或使用应用程序时需要寻求合作的时候。下面列出了平台可以解决的问题类型:

• 可用性——在任何时间、任何地点访问应用程序
• 移动性——允许人们在移动中使用应用程序
• 整合——以更自动化的方式收集数据，以最小化手工整合
• 培训——让员工跟上进度，跟踪他们的培训结果和认证
• 民主化——增强在部门或科内自行解决问题的能力
• 包容——减少与其他员工工作环境不同的员工(如远程工作人员或残疾人)的摩擦
• 效率-减少获得预期结果所需的时间，减少不必要的步骤
• 生产力-增加一个过程的生产能力
• 及时性——提高不同利益相关者之间端到端协作的速度
• 可伸缩性——允许更多的吞吐量
• 分析——收集需要额外的信息，以一种便于分析的方式存储它
• 报告——能够更快或更完整地向管理层报告
• 安全性——安全地存储和使用数据
• 合规——解决有关处理个人信息、符合法律或会计要求的问题
• 可持续发展-减少废物(如纸张和电力)和污染

考虑手动解决问题的成本

在你开始这个项目之前，再花一点时间来思考这个项目是否值得。

手工解决问题的高成本是有可能的。这可以表示时间完成流程的端到端,当你知道工人的“满载”成本(工资或按小时收费的,好处,等等),你可以解决这个问题的时间乘以速度到达成本每次运行过程。在此基础上，如果您知道流程运行的次数，就可以计算年度成本。

请注意，并不是所有的项目都能节省时间或成本。有时，自动化流程可以提供更干净或更及时的数据，或避免成本(例如，捕获数据允许进行审计跟踪，从而在发生审计时避免罚款)。

这将是一个“餐巾背面”的评估，以确保它值得你的应用项目。在另一篇文章中，我们将详细分析成本与业务价值之间的关系（ analyzing cost versus business value）。

假设您认为这个项目值得进行，那么下一步是完全理解当前流程，并寻找可以对其进行的优化。

例如:费用报告

 

下面的例子说明了组织内典型的基于纸张的费用审批对于多个部门和员工是如何没有效率的。

从这个例子中你可以看到，每个人都有自己的问题，但这里的共同问题是，费用审批过程都是在纸上完成的，这对于Lee、Shawna和Rebecca来说是非常繁琐和困难的。尼克被他的团队送来的文件搞得不知所措。Abhay然后需要转录和把所有的东西放入Excel为每周预算报告，除了张贴到财务系统。过了一段时间，夏洛特才知道李、肖娜和丽贝卡花了多少钱。

这是Microsoft Power平台要解决的一个理想问题，因为纸质表单可以重新创建为Power Apps屏幕，在Power automation中设置审批，在Power BI中进行数据分析。在这一系列文章中，我们将回到这个示例。

团队决定解决的业务问题是:

费用报告:创建一个对员工和会计部门有效的流程，允许更快的预算跟踪，并减少审计暴露。

我们认为，很明显，数字化是值得的。快速计算一下，审计团队告诉我们，他们每周处理大约150份费用报告，我们使用90美元/小时作为我们的标准员工成本。如果我们能在每个报告的生命周期中节省一个小时，那么仅仅是浪费时间就能节省至少50万美元。我们需要抵消许可成本和应用程序开发时间，但是CFO提到预算可见性和报告遵从性的改善是值得投资的。

在规划Power Apps项目的整个过程中，我们将回顾这个示例。

理解当前的业务流程

 

现在应该分解当前正在解决业务问题的业务流程，详细检查流程的每个步骤。

在本节中，你将了解:

• 贡献者解决业务问题
• 记录业务流程

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/planning-phase

本文：http://jiagoushi.pro/node/1292

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理解当前的业务流程

现在应该分解当前正在解决业务问题的业务流程，详细检查流程的每个步骤。

在本节中，你将了解:

• 贡献者解决业务问题
• 记录业务流程

识别关键贡献者

仔细考虑每一个为这个过程做出贡献的人。这包括您部门和其他部门的人员，他们都在一起解决这个问题。理解他们在正在解决的业务问题上下文中做什么。

当您在下一节中开始记录业务流程时，您将希望依靠这些人来帮助您理解每个步骤。您很可能会在这个过程中学习，并且您可能需要向您的项目团队添加新的人员来提供他们的透视图。

提示

避免盲点!如果你到达了“然后，奇迹发生了”的过程中的一个步骤，你需要找到一个能照亮它的人。同时，从不同的角度考虑工作偏好和约束条件。

在我们的示例场景中，我们确定了这些关键贡献者:

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/planning-phase

本文：http://jiagoushi.pro/node/1292

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现在应该分解当前正在解决业务问题的业务流程，详细检查流程的每个步骤。

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• 贡献者解决业务问题
• 记录业务流程

任务是什么?

 

在业务流程文档中，写下任务是什么。这应该是一个整体，而不是完成任务的单个活动。(我们会讲到的!)

写下你知道的所有任务，然后一次为一个任务完成所有这些文档步骤。你可能会发现新的任务。

你的Power Apps项目不需要处理每一个步骤，但是知道它们是什么是很好的。

例如:费用报告任务

对于我们的费用报告示例，我们写下了以下任务:

• 员工创建费用报告
• 员工向经理提交费用报告
• 经理批准或拒绝费用报告
• 经理将费用报告交给会计处理
• 会计核实费用报告的合规性
• 会计职位费用，以Contoso财务软件
• 会计为快速报告创建周费用电子表格
• 财务部每周向财务总监和部门经理提供电子表格
• 财务总监每周检查电子表格，并提供任何关于预算超支的通知

后来通过与其他团队成员的交谈，我们发现了额外的任务:

• 会计部门查找并记录每个费用项目的总分类代码
• 会计根据保留政策对纸质费用报告进行归档
• 审计组进行每半年一次的合规审计

谁在何时何地做这项工作?

 

对于这一步，您需要了解谁在执行这项工作。他们的作用是什么?

从人名开始可能是最简单的，但是您需要了解他们在执行任务时的角色是什么。例如:

• 任何提交费用报告的员工
• 报告提交者的经理批准报告(与提交者的关系是关键)
• 会计专家检查报告(关键是特定团队的成员资格)
• CFO审查汇总财务报表(具体的标题是关键)

一个人有时可能会扮演其中的每一个角色，但关键是要理解他们在完成任务时所扮演的角色。理解角色将帮助您设计应用程序屏幕，并配置访问和安全性。(我们将在设计阶段讨论这些。)

在IT术语中，执行相同功能的每个人或一组人被称为一个工作角色，对他们相关特征的描述在一个角色中被识别(通常有一个名字附加到它以方便引用)。

确定了“who”之后，请考虑:

• 使用什么设备?工作的主要地点在哪里?在办公室吗?客户的网站?工厂吗?(我们将在接下来的章节中进一步讨论这个问题。)
• 还有哪些系统是常用的?(了解这一点在设计阶段很有用。例如，一个“住在”微软团队的经理可能希望在那里获得批准请求，而不是通过电子邮件。)
• 这个人通过使用应用程序或与这个新流程合作会得到什么?

最后一点非常重要，因为在你的应用处理步骤之前或之后，可能会有参与过程的人的反对或犹豫。这可能会导致你的应用因为缺乏合作而无法被使用。

提示

了解哪些人将受到业务流程更改的影响是很重要的。确定谁将会使用这个应用程序，以及谁将会受到这个变化的影响，即使他们不会使用这个应用程序。

提示

当你分析你可能不知道的信息时，最好的方法就是和那个人谈谈，了解他们的观点。你当然可以假设他们是如何工作的，但在快速的交谈中，你能学到令人惊奇的东西——不仅是他们现在是如何工作的，而且是他们将来更喜欢怎样工作的。

他们多久做一次工作?

同时写下任务完成的频率。每天，每周，偶尔，季节性?

每天使用的应用程序与偶尔使用的应用程序有不同的设计考虑。(例如，前者可能需要精简，而后者可能需要包含更多解释性文本。)

他们在哪里工作?

当你考虑每个为解决问题做出贡献的人时，想想他们是如何工作的:

• 这是他们在办公桌上做的事吗?
• 他们是否在一个特定的地点工作?
• 他们会从一个地方搬到另一个地方吗?

最好了解每个用户的工作方式，这样您为他们创建的解决方案就可以工作。

这是一个移动应用程序吗?

它会成为桌面应用程序吗?

手机版和桌面版都应该有吗?

连接注意事项

当每个工人执行他们的部分流程时，他们能联机吗?

他们是否在一个没有任何连接的领域?用户能否使用自动解决方案实时捕获数据，并在建立连接时实现数据同步?

当执行此步骤的人员脱机时，流程中的其他参与者需要知道什么(如果有的话)?

理解这一点有助于确定是否需要在本地捕获数据的流程，以便在用户执行其部分流程时“断开连接”，然后在重新连接时同步结果。

设备注意事项

当您了解每个参与者如何解决问题时，了解他们正在使用的设备也很重要。如果一个工人在现场工作，而且只在手机或平板电脑上工作，那么当你开始了解屏幕的外观和功能时，知道这一点是很好的。如果所有的贡献者都是台式机或笔记本电脑，您可以采用不同的设计方法。您可以构建桌面和移动解决方案一起工作。

例如:用于费用报告过程的人物角色

这些是我们在研究费用报告过程中发现的角色类型、工作风格和偏好。

李-销售人员

几乎总是在移动

与客户见面时，更喜欢使用平板电脑

不能总是连接互联网，所以必须能够离线工作

希望在支出和收据发生后尽快记录下来

Nick -销售经理

几乎总是在移动

只需要一个触摸屏

需要对远程位置提供离线支持

负责批准其所有直接下属的费用报告

Shawna -客户支持

主要使用桌面

通常会导致团队士气方面的支出，并且必须确定包括员工在内的员工

丽贝卡-审计师

需要与所有地点的所有员工互动

偶尔有差旅费用

她主要使用台式机，但更喜欢使用手机

通常可以上网

负责确保全体员工遵守报告程序

Abhay -会计

必须能够检查所有的费用报告和收据

负责确保各项费用报告的执行

处理大量的工作;需要能够快速处理信息

必须能够报告费用是如何平衡到预算的

夏洛特-首席财务官

必须关注整个费用预算并帮助部门经理保持在预算之内吗

出差到不同的办公室，参加外部会议，必须自己支付费用

她可以在办公室、远程或在家使用各种设备工作——台式电脑、平板电脑和手机

并不总是连接到互联网上

当我们特别关注流程中的第一步(实际创建费用报告)时，以下是我们记录的内容。

任务1:创建费用报告

谁(who)	所有员工
工作在哪里发生?	在办公室，在客户现场，或在路上
什么时候做功?	特别的。一些员工至少每周都这样做。其他人可能一年做一两次。
在线或离线?	目前这是在纸上完成的，但该团队想要在数字上完成。当没有连接可用时，数据输入可以离线完成。销售人员不希望不得不在网上开始记录他们的收据和费用。(例如，他们可能更喜欢在回家的飞机上这样做。)
设备呢?	手机、平板电脑、笔记本电脑或台式电脑

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/who-is-doing-work

本文：http://jiagoushi.pro/node/1293

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现在应该分解当前正在解决业务问题的业务流程，详细检查流程的每个步骤。

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• 解决业务问题的贡献者
• 记录业务流程

在这个步骤中执行了哪些活动?

 

写下用户在业务流程的这个步骤中完成任务的活动。了解活动的细节。

在决定活动时，你需要考虑每个活动的因果关系，它们之间的联系，以及它们如何使你更接近你的目标。确定过程的起点，并填写导致目标的活动。

活动可以是顺序的，也可以是并行的，这意味着一个活动在另一个活动完成之前不能发生，或者两个活动可以在流程中同时发生。

例如:填写费用报告

当我们与李、肖娜和丽贝卡交谈时，他们告诉我们这些步骤是:

1. 决定提交费用报告。这种情况有时发生在一周或一个月后，有时发生在旅行归来时，有时一旦有了收据就会发生。
2. 找到一个空白的副本，或打印，费用报告表格。
3. 输入个人信息(姓名、员工ID等)和费用原因。
4. 收集收据以获得费用信息(如果需要，上交)。
5. 填写每一项的详细信息。
6. 弄清楚费用类别和哪些费用需要额外的细节。(通常通过在费用报告手册中查找这些信息。)
7. 出差相关费用，列出公司已经支付的日常开支。
8. 计算小计和合计。
9. 弄清楚哪些收据需要附上，然后用回形针夹在报表上。(通常他们会为自己的记录复印(照片或复印件)。)
10. 把表格和收据交给经理(或者走到他们的办公桌前，通过办公室间的邮件，或者邮寄邮件)。

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/create-edit-data

本文：https://jiagoushi.pro/node/1294

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• 确定要解决的业务问题(用例)
• 深刻理解业务流程
• 使用您的解决方案优化业务流程
• 决定是否值得自动化这个过程
• 创建项目计划

理解当前的业务流程

现在应该分解当前正在解决业务问题的业务流程，详细检查流程的每个步骤。

在本节中，你将了解:

• 解决业务问题的贡献者
• 记录业务流程

需要什么数据?

是否有他们开始使用或需要访问的数据或信息?

 

当他们开始这些活动时，向他们展示了哪些数据(如果有的话)?这些数据从何而来?问问你自己:

• 这些数据来自前一步吗?
• 这些数据来自现有的系统吗?用户需要登录才能访问数据吗?
• 是否从外部系统提取数据，例如市场或天气数据?

例子:

要填写支出报告，员工首先要填写自己的姓名、员工ID、经理姓名和日期;他们收集收据;他们需要访问费用类型列表和每种类型的规则。

数据隐私和许可的考虑

考虑用户执行流程的这些步骤，并询问:

• 他们需要访问哪些现有数据?
• 他们是否需要访问其他用户不应该访问的数据?
• 他们能完成其他用户不能完成的任务吗?

理解用户应该能够访问哪些数据有助于定义解决方案中需要包含哪些安全和隐私控制。

理解用户还有助于确定用户可以看到多少数据。如果用户是管理人员，他们能够看到所有工作人员的所有工作项吗?如果用户是工作人员，他们应该只看到自己的工作项吗?

例子:

1. 数据隐私会因使用者角色的不同而有所不同:
2. 费用报告的发起者:他们应该只能看到他们自己的费用报告。
3. 经理们(尼克):尼克应该只能看到他的直接下属的费用报告。
4. 会计:会计应该有权审查所有的费用报告。

数据刷新问题

传入数据多久更改一次?它应该多久刷新一次?这些数据是实时地来自设备或系统，还是这些数据很少变化?应用程序应该多久更新一次新数据?

例子:

来自Azure Active Directory的数据不会经常改变;然而，当人们在组织和报告结构中从一个角色转换到另一个角色时，它有时会发生变化。因此，对于这个应用程序，在用户创建费用报告时查找信息是合适的。没有必要再检查一遍信息。

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/what-data-needed

本文：http://jiagoushi.pro/node/1297

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计划是应用程序制作过程中最重要的部分。在计划时，你应考虑以下事项:

• 这个应用程序将解决什么问题?
• 谁会使用这个应用程序?
• 它将满足用户哪些目标和目标?

知道答案可以帮助你在设计应用程序时保持正轨。我们很容易陷入将应用程序作为目标的陷阱，而不是解决问题。

在本节中，你将了解:

• 确定要解决的业务问题(用例)
• 深刻理解业务流程
• 使用您的解决方案优化业务流程
• 决定是否值得自动化这个过程
• 创建项目计划

理解当前的业务流程

现在应该分解当前正在解决业务问题的业务流程，详细检查流程的每个步骤。

在本节中，你将了解:

• 解决业务问题的贡献者
• 记录业务流程

 

他们创建或编辑数据吗?

 

理解这一步中的任务将帮助您回答这个问题，解决方案需要捕获任何数据吗?如果是，需要捕获哪些数据?下面是解决方案捕获的每个数据元素需要考虑的一些事情。

是否存在一种表单?

目前是否有用于捕获这些数据的纸质表单或电子表单?当您考虑屏幕布局和如何捕获数据时，这样的表单可以作为一个很好的起点。

同时，批判性地思考形式:

• 数据元素是否应该以更符合捕获方式的不同顺序显示?
• 表单是否可以被划分为独立的、更小的表单，以允许流程的各个部分并行地发生，而不是一次一个?

捕获哪些数据?

被捕获的数据是什么?叫什么名字?这是数据源的真实名称还是业务的这一部分中使用的公共名称?您可能需要将数据源中的数据名称映射到用户知道的“友好”名称。

数据有层次结构吗?例如，每个费用报告可能有多个费用，并且某些类型的费用需要额外的信息。

从公式或计算中创建什么数据?

是否需要进行计算来创建数据?如果是，计算结果必须存储，还是只在使用应用程序时显示?可以在任何时候重新计算的数据(例如项目总和或计数)可能不需要存储。

例如，我们的费用报告的唯一ID将使用今天的日期和员工姓名来创建;它需要被存储，所以它永远不会改变。我们还将计算费用小计和合计，但因为这些可以随时从报告中的其他数据中重新计算，我们不需要单独保存它们。

需要这些数据吗?

对于流程的这一步，是否需要这些数据来完成流程?如果需要，为什么需要?是否只有在某些情况下才需要数据?

它是什么类型的数据?

要捕获什么类型的数据?

• 自由格式的文本:是否有一个设置的长度是允许的?该字段的输入是否依赖于另一个字段(例如，关联的字段值，如Other的下拉菜单选项)?是否有需要填充的默认条目?文本是否来自其他数据?
• 数字:它是一个百分比吗?是整数吗?是否需要一定数量的小数位?这个数字有允许的最小值或最大值吗?这个数字是否依赖于另一个数字(例如，它不能大于或小于另一个条目)?是否应该提供一个默认的数字，还是一个基于其他条目计算的数字?
• 日期:日期应该使用什么格式?它应该包括日期和时间吗?日期有规定吗(最小或最大值不能在今天之前)?是否计算过(例如，“从今天算起7天”)?是否有需要填充的默认日期?
• 选择:响应应该被限制在一组特定的响应中吗?什么是有效的回应?响应是否依赖于另一个数据元素?是否存在默认选择，还是基于另一个数据元素的默认选择?您是只允许选择一个选项，还是可以同时选择多个选项?
• 图像或视频:应该捕获图像或视频吗?图片或视频是从用户设备上的摄像头捕捉到的吗?这是通过电子邮件发送的图片或视频吗?是否有任何AI应该运行在这个图像(检测元素的图像，例如)?

今天你把数据放在哪里?

在您解决当前的业务问题时，数据从何处捕获?它会回到现有的系统吗?它会进入电子表格吗?它会被捕获吗?

如果数据还没有数字化存储，那么您将为其创建一个数据存储库，这在“数据在哪里?”

另一件需要考虑的事情是，这些数据是否对组织中的其他流程有价值。如果这些数据对其他流程可用，它们是否可以自动执行这些数据?

是否有人在流程的后期使用这些数据?

该过程中是否有后续步骤使用这些数据?他们如何使用这些数据?如果该数据在流程中较早时可用，那么后续的流程是否可以更早启动或并行运行?

有时，自动化流程有助于减少解决业务问题的总时间，因为数据可以更早地获得，并且致力于解决问题的其他参与者可以更早地采取行动。这有助于实现业务流程自动化所提供的业务价值。

还有其他人能从这个过程之外的数据中获益吗?

是否有其他团队或流程可以使用该流程中获取的数据?(不是流程中的后续步骤，而是业务中其他地方可能捕获相同信息或可能使用此信息的流程?)

业务用户有时只考虑他们每天所做的事情。如果您后退一步，您是否看到了将此数据扩展到其他可以自动化的流程的机会?很多时候，流程是手动的，因为另一个区域的流程不具备获取数据的手段。既然这个过程已经被自动化了，那么其他过程是否有机会在这个过程的基础上进行构建呢?

示例:费用报告数据创建

下面是费用报告捕获流程工作表中的一些数据元素。

Data level	Data item	Item type	Editable?	Format allowed	Validation	Default / Calculation
Expense report	Expense report number	Text	No		Can't be blank	"EXP" + Date (YYYYMMDD) + UserID
Expense item	Date of expense	Date	Yes	MM-DD-YYYY	Can't occur in the future
Expense item	Type of expense	Choice	Yes	Select from list: Travel, Meal, Hotel, Transportation, Parking, Supplies	Can't be blank
Expense item	Amount	Number	Yes	###,###.##	Can't be blank, can be negative
Expense item	Receipt	Image	Yes	JPG, PNG	Required if the amount is greater than $74.99
Expense item	Reimbursable	Yes/No	Yes	Yes/No		Defaults to No
Expense detail	Guest name	Text	Yes	Anything	Required for a Meal-type expense where the amount is greater than $75

在本例中，要捕获三个级别的数据。(这对于屏幕设计和数据存储设计在设计阶段都非常重要。)

• 费用报告:这些元素在整个费用报告中被捕获一次。
• 费用项目:对于在费用报告中报告的每一项费用，这些要素都被记录下来。多个费用项目可以与同一费用报告相关联。
• 费用明细:这些元素与特定的费用项目(餐饮和酒店)相关联，并有助于分解这两种费用类型。如果费用是餐费，需要填写客人姓名和客人所在的公司。如果支出项目是酒店，则需要支出的类型和金额——而且每一项的金额必须与支出项目的金额相等。

将在应用程序中显示但不会存储在任何地方的数据是这些即时计算:

• 将费用项目合计成费用报告的总数
• 将费用明细合计为一个费用项目的总额
• 计算费用报告的分录数量
• 确定费用报告总额是否超过提交者经理的批准限制

在费用报告过程中获取的数据最终必须在财务系统中过帐。不过，费用报告本身目前并没有存储在网上，而是纸质的。所以没有现有的系统可以把这些数据放进去;我们必须创造一个。

如果我们用数字化的方式来获取这些费用数据，那么这些数据将有助于未来的分析。例如，如果所有员工出差时都住在同一家酒店，采购部门就可以提取费用数据，并可能协商出更优惠的价格。我们将在项目计划中注意到这一点。

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/create-edit-data

本文：http://jiagoushi.pro/node/1294

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计划是应用程序制作过程中最重要的部分。在计划时，你应考虑以下事项:

• 这个应用程序将解决什么问题?
• 谁会使用这个应用程序?
• 它将满足用户哪些目标和目标?

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是否基于数据或要遵循的业务规则进行决策?

 

数据是否决定任何决策的结果?

• 在这个活动结束的过程中，是否做出了一个决定?有没有一种方法可以让解决方案根据数据自动做出决策?
• 这个决定是否已告知任何人?它是如何传达的?
• 该决定是否决定执行流程的下一个步骤?这是如何传达的呢?
• 你有“如果/然后”的逻辑吗?例如，如果一顿饭花费了75美元或更多，那么员工需要附上用餐收据;如果总金额大于500美元，那么我们的费用报告需要额外的审批。

该决定需要批准吗?

• 流程的下一个步骤开始之前需要批准吗?这些批准是如何获得的?是否有特定的用户或角色可以批准流程的下一步?这个人是否有权限访问该应用程序，或者是否可以使用其他方法(比如向用户发送电子邮件以获得批准，以便继续访问)?
• 如何向流程中的下一个人发出响应警报，以便他们能够继续(或不继续)进行流程的下一个步骤?是否有特定的方式提醒流程中的下一个人
• 当一个工作项因为没有在分配的时间框架内工作而将被升级时，是否有一种方法让用户知道?

提示

当你考虑这些不同的方面时，总是寻找最优的方法来帮助减少对批准的响应时间。

是否需要升级?

• 此业务流程需要升级吗?
• 在某些情况下，是否应该自动升级物品?这个解决方案是否必须在一定的时间范围内完成?如果使用该解决方案的工作人员错过了审批，那么在活动转移到另一个工作人员之前您需要等待多长时间?或者你会再发一个通知吗?
• 用户是否可以将问题升级?
• 如果需要升级，将如何进行?过期的工作项是否浮在顶部待处理?解决方案是否改变颜色，让工人知道一些活动落后于计划?
• 需要生成任何警报或通知吗?

例如:费用报告审批

费用报告流程需要批准。所有销售人员的费用报告都必须经过经理尼克的批准。当员工提交报告时，需要向Nick发送一个警报，以审查和批准费用报告。

我们知道Nick是一个很忙的经理，所以我们应该考虑将等待他批准的费用报告上报超过5天。我们可以考虑几种升级方法:

• 我们可以发送另一个警告给nicke -也许我们考虑发送一个文本信息而不是电子邮件。
• 如果Nick仍然没有回复，也许我们会将报告发送给Nick的经理——或者甚至是abhai——来审查和批准。

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/decisions-approvals

本文：http://jiagoushi.pro/node/1295

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计划是应用程序制作过程中最重要的部分。在计划时，你应考虑以下事项:

• 这个应用程序将解决什么问题?
• 谁会使用这个应用程序?
• 它将满足用户哪些目标和目标?

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现在您已经检查了整个业务流程，挑战自己来优化它。简化流程可以避免太多步骤让员工不堪重负或感到困惑。

一些有助于优化流程的方法:

• 从目标开始。确定您希望通过业务流程实现的目标。这些目标应该提供您对未来过程的希望的总体远景。
• 考虑一下是否可以更有效、更便宜或更高质量地完成某件事。
• 寻找关键的绩效指标，以确定哪些运作良好，哪些需要改进。
• 后退一步，通过与您的团队共享流程文档来获取输入。
• 与管理层共享流程文档，以获得更高层次的视角，并为流程中的每个步骤提供透明的责任。
• 从可能从流程中受益的用户或客户的角度来看您的流程，并考虑可以改进他们的体验和总体满意度的方法。

一些关键问题:

• 是否可以将剩余的活动从流程中删除，以提高效率或质量，或降低成本?
• 如果cut活动对整个业务很重要，它是否可以在单独的业务流程中处理?
• 是否可以通过改进步骤来更好地实现目标?
• 步骤的顺序可以重新安排吗?
• 可以组合步骤吗?
• 此流程中的步骤可以并发运行吗?
• 你能减少执行流程所需的人员数量吗?
• 你能否改变通知下一个人的方式，让他们更快地做出反应?
• 流程的哪些方面可以进一步自动化?如:
  • 自动捕获数据与手动输入
  • 基于数据的自动化决策
  • 自动执行动作
  • 使用人工智能代替人类的注意力

示例:优化费用报告流程

我们回顾了当前的费用流程，发现了一些明显的改进:

• 整个过程无纸化。(我们注意到节约和环境影响也是项目的效益。)
• 在将报告提交审批之前，进行所有可能的遵从性检查。(大大减少返工和端到端处理时间。)
• 当费用报告提交时，自动查找和添加会计代码。
• 使会计部门能够将批准的费用转移到财务系统中，而无需重新输入任何数据。
• 根据数字数据自动创建每周费用报告。

夏洛特正在考虑进一步的方法来优化预算审查过程。丽贝卡正在研究如何利用人工智能优化半年一次的审计。

我们建议的优化流程如下图所示。

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/optimizing-business-process

本文：http://jiagoushi.pro/node/1300

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计划是应用程序制作过程中最重要的部分。在计划时，你应考虑以下事项:

• 这个应用程序将解决什么问题?
• 谁会使用这个应用程序?
• 它将满足用户哪些目标和目标?

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• 记录业务流程

这个任务如何传递给下一个任务?

 

现在是时候转移到流程中的下一个任务了。那是什么样子的?

它是否基于此任务所使用的数据?下一个任务是否会根据数据而有所不同(例如，超过500美元的费用报告需要额外的审批层)?

下一个任务是由完成这个任务的同一个人完成的吗?下一个任务是由另一个人完成的吗?那个人怎么知道他们可以开始下一个任务呢?

开始下一个任务!

现在已经检查了这个任务，继续流程中的下一个任务—从任务是什么开始?-直到你检查完所有的任务。

可视化地映射流程

 

下一步是绘制您试图解决的用例的业务流程。

提示

您可以在纸上绘制地图，也可以使用Visio或PowerPoint等工具。

这个业务流程不仅应该包括与您试图创建的应用程序直接相关的步骤，还应该包括之前和之后的步骤，这样您就可以看到应用程序是如何融入整个业务流程的。

使用您的地图与您的团队确认您已经准确地捕获了业务流程。

下面是一个示例业务流程图:

按顺序列出每个活动，并将其链接到流程的下一部分:

1. 从实现目标的第一件事开始。
2. 画一条线到一个方框。用从该事件到您的目标所需的第一个活动填充此框。
3. 当你到达一个需要做出决定的点时，在必须做出的决定周围画一个菱形。通常这是一个对/错的问题。菱形中应该有两行，每一行都指向将根据决定发生的活动——一行表示“真”，另一行表示“假”。
4. 按顺序链接每个活动。有些可能在您的企业的不同部门同时运行。
5. 以达到你的目标的活动达到高潮。

您还可以向您的地图添加数据，例如花费的时间或任务的成本。然后你就可以比较并了解哪些方面需要改进。你也可以用它来比较新流程所节省的金钱或时间。

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/visually-map-process

本文：http://jiagoushi.pro/node/1299

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与传统的app开发相比，Power Apps项目在两个关键领域有所不同:

• 组织的不同成员如何一起工作来创建解决方案
• 开发方法

不同的人开发了应用程序

Power Apps是一个同时惠及“专业开发者”和“普通开发者”的平台。

在传统的开发环境中，只有专业开发人员可以参与实际的应用程序制作。而在Power应用程序中，每个人都可以通过使用以前只有专业开发人员才能使用的高级功能来构建自己需要的应用程序。Power Apps通过让用户无需编写代码就可以构建功能丰富的自定义商业应用程序，从而“平民化”了定制商业应用程序的构建体验。

开发方法的差异

等传统应用程序开发的“瀑布式”模型,在流程流向下从设计阶段到释放,有一个很长的时间用户实际看到工作应用。因此,有风险增加之间有差距用户最初请求的要求和应用程序开发人员创建。

即使使用更现代的开发方法，如敏捷开发，在第一个最小可行产品(MVP)交付给用户之前也可能要经过很长一段时间。

使用Power Apps，您可以快速创建应用程序的可用版本，因为Power Apps提供了WYSIWYG(所见即所得)的开发体验。用户在开发过程的早期就体验到实际工作的应用程序，如果出现新的需求，可以将新特性添加到下一个版本中。

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/app-development-approaches

本文：http://jiagoushi.pro/node/1271

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如果你刚刚开始使用Power Apps程序，你可能会发现在空白屏幕上创建一个应用程序有点难以应付。

你可能已经有了一个想法，但也许你还没有充分考虑创建一个应用程序所需的所有细节和信息。你可能是一个从未设计或创建过应用程序的商业用户或IT专业人士。或者您可能是一名完整的堆栈开发人员，想知道使用Power应用程序与传统应用程序开发有何不同。

在这些文章中，无论您的背景如何，或者您对应用程序开发有多少了解，您都将了解到如何通过使用Power Apps将您的想法转化为一个完全可行的解决方案。

制作应用程序的基础如下:

• 计划:确定谁，什么，何时，为什么。
• 设计:为数据建模(决定你需要和创建的数据如何组织、访问和存储)，并勾画出应用程序屏幕的草图。
• Make:创建应用程序。
• 测试:让用户试用该应用程序。
• 部署和改进:将您的应用程序交付到用户手中，获得反馈，并决定更改或添加什么。

在本系列文章中，您将详细了解这些步骤。我们提供了一个详细的示例——一个费用报告应用程序——来帮助阐明这些概念。

如果你是一个销售，你会发现这些文章帮助你计划和执行可能是你的第一个应用项目:

• 无论你是计划自己创建一个应用程序，还是制定需求，将其传递给另一个应用程序开发者，计划阶段都将对你有所帮助。你会非常熟悉很多计划步骤;有些可能对你来说是新的。
• 设计阶段>概念设计部分将帮助您开始将业务流程转化为应用程序的屏幕和功能。
• 对于那些计划制作自己的应用程序的人，我们已经尝试让>架构设计、制作、测试、部署和细化阶段的章节更容易为新的应用程序制作者所遵循。

如果你是一个专门的应用程序开发者，而不是业务流程方面的专家，你会发现这些文章也适合你:

• 在面试你未来的app用户时，遵循规划阶段的步骤，帮助你深入了解业务流程。
• 设计阶段、制作阶段、测试阶段以及部署和细化阶段都包括Power应用特定的信息，以帮助您的项目获得成功。

如果你是一个“全栈”开发者:

• 请参阅下一篇文章，Power应用程序和传统应用程序开发方法的区别。
• 然后，如果你已经熟悉了app项目规划，你可能想直接跳到设计阶段>建筑设计部分，这是Power平台特有的材料开始的地方。

 

原文：https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/guidance/planning/introduction

本文：http://jiagoushi.pro/node/1268

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