确定要解决的业务问题(用例)

使用Microsoft Power平台解决业务问题的第一步是确定您想解决什么问题。

在IT术语中，要解决的业务问题通常称为用例。

问问你自己，“我要解决的业务问题是什么?”(提出问题时要简明扼要;在许多情况下，它将成为您所构建的应用程序的名称!)当你定义问题时，把它分解成一个问题陈述和你想要达到的结果。

对于我们将在这些文章中用作示例的应用程序，我们提出了以下声明:“费用报告:创建一个对员工和会计部门有效的流程，允许更快的预算跟踪，并减少审计暴露。”

如果您已经确切地知道您要解决的问题是什么，那么您可以跳到考虑手动解决问题的成本的部分。如果你在处理你最初的灵感之前需要一些想法或者想要练习一个小问题，读下去。

我能用Power Apps做什么?

如果你正在用Power Apps制作你的第一个应用，想想你的业务和你和你的团队每天要做的工作，并确定一个你目前正在使用手动流程来解决的业务问题。

自动化的潜在用例是存在于您当前工作环境中的差距、抱怨或低效率。那些仍然需要纸张或电子邮件的处理，以及那些需要手动将数据从一个地方移动到另一个地方(从电子邮件到数据库或从一个电子表格到另一个电子表格)的处理，很可能需要应用程序来解决。

提示

不要选择一个大到会让你陷入困境的问题。然而，当您将整个流程分解为可管理的元素时，即使是大型流程也可以在很小的范围内实现自动化。

想要获得灵感，请看看这些来自客户的真实故事。

知道你想要的应用程序如何让你的同事和老板受益是件好事，尤其是当你在制作或使用应用程序时需要寻求合作的时候。下面列出了平台可以解决的问题类型:

可用性——在任何时间、任何地点访问应用程序
移动性——允许人们在移动中使用应用程序
整合——以更自动化的方式收集数据，以最小化手工整合
培训——让员工跟上进度，跟踪他们的培训结果和认证
民主化——增强在部门或科内自行解决问题的能力
包容——减少与其他员工工作环境不同的员工(如远程工作人员或残疾人)的摩擦
效率-减少获得预期结果所需的时间，减少不必要的步骤
生产力-增加一个过程的生产能力
及时性——提高不同利益相关者之间端到端协作的速度
可伸缩性——允许更多的吞吐量
分析——收集需要额外的信息，以一种便于分析的方式存储它
报告——能够更快或更完整地向管理层报告
安全性——安全地存储和使用数据
合规——解决有关处理个人信息、符合法律或会计要求的问题
可持续发展-减少废物(如纸张和电力)和污染

考虑手动解决问题的成本

在你开始这个项目之前，再花一点时间来思考这个项目是否值得。

手工解决问题的高成本是有可能的。这可以表示时间完成流程的端到端,当你知道工人的“满载”成本(工资或按小时收费的,好处,等等),你可以解决这个问题的时间乘以速度到达成本每次运行过程。在此基础上，如果您知道流程运行的次数，就可以计算年度成本。

请注意，并不是所有的项目都能节省时间或成本。有时，自动化流程可以提供更干净或更及时的数据，或避免成本(例如，捕获数据允许进行审计跟踪，从而在发生审计时避免罚款)。

这将是一个“餐巾背面”的评估，以确保它值得你的应用项目。在另一篇文章中，我们将详细分析成本与业务价值之间的关系（ analyzing cost versus business value）。

假设您认为这个项目值得进行，那么下一步是完全理解当前流程，并寻找可以对其进行的优化。

例如:费用报告

下面的例子说明了组织内典型的基于纸张的费用审批对于多个部门和员工是如何没有效率的。

Various team members explain the drawbacks of the current paper-based process

从这个例子中你可以看到，每个人都有自己的问题，但这里的共同问题是，费用审批过程都是在纸上完成的，这对于Lee、Shawna和Rebecca来说是非常繁琐和困难的。尼克被他的团队送来的文件搞得不知所措。Abhay然后需要转录和把所有的东西放入Excel为每周预算报告，除了张贴到财务系统。过了一段时间，夏洛特才知道李、肖娜和丽贝卡花了多少钱。

这是Microsoft Power平台要解决的一个理想问题，因为纸质表单可以重新创建为Power Apps屏幕，在Power automation中设置审批，在Power BI中进行数据分析。在这一系列文章中，我们将回到这个示例。

团队决定解决的业务问题是:

费用报告:创建一个对员工和会计部门有效的流程，允许更快的预算跟踪，并减少审计暴露。

我们认为，很明显，数字化是值得的。快速计算一下，审计团队告诉我们，他们每周处理大约150份费用报告，我们使用90美元/小时作为我们的标准员工成本。如果我们能在每个报告的生命周期中节省一个小时，那么仅仅是浪费时间就能节省至少50万美元。我们需要抵消许可成本和应用程序开发时间，但是CFO提到预算可见性和报告遵从性的改善是值得投资的。

在规划Power Apps项目的整个过程中，我们将回顾这个示例。