信息系统是由不同的学者和来源以多种方式定义的。简单地说，它是各种组件的集成，这些组件协调在一起，使管理者能够更有效地执行其职能。它们用于增强组织中的决策，从结构化、半结构化到非结构化决策。
信息系统的组成部分包括硬件、软件、人员、程序、网络和数据库。最常见的信息系统类型包括交易处理、管理信息系统、战略系统和知识等类别。
信息系统的组成部分
对于基于计算机的系统类型，它至少应该具有以下元素或组件才能正常工作。
- 硬件：这包括计算机的物理有形部分，包括；CPU、存储器、输入和输出设备。
- 软件：包括计算机硬件上使用的操作系统、数据库管理系统、实用程序和应用程序。
- 人员：他们是与系统交互的用户，从系统管理员到系统的基本最终用户。程序：这是系统为实现其目标而遵循的一组规则。
- 数据库/数据：这些是安装在硬件中的软件上使用的事实，用于管理组织工作的不同部分。数据是在计算机上进行处理以进行决策的原始工作材料。
- 网络基础设施：目前大多数系统都是在线的（在云上），并在许多地理位置使用。网络组件在位于远程位置的其他组件之间创建链接。
管理信息系统分类
信息系统分为两大类。根据系统使用的功能领域进行分类，然后根据管理级别对每个功能领域进行进一步分类。
1.按功能区分类
管理系统可以根据其使用的功能领域或在组织中发挥的功能进行分类。
a） 人力资源系统
这些系统用于吸引、发展、维护和评估公司员工。在战略层面，这些系统用于根据公司的战略计划确定公司未来需要的人力。
这些系统用于补偿、将员工分配到合适的职位以及分析新员工的招聘。
当涉及到运营层面时，它们用于跟踪公司新员工的招聘和安置情况。
b） 生产和制造系统
它们被用于公司经营的产品的实际生产。它们可以是用于监控汽车公司发动机制造或新软件开发阶段的系统等。
在战略层面，这些系统用于决定未来推出的新产品、公司下一个分支机构的位置以及所有其他战略相关问题。
战术系统可以用来处理一些问题，例如决定在给定的时间内应该生产多少产品。它们还用于监控原材料的使用或生产成本以及其他中层管理人员的职责。
对于操作，它涉及在任何给定时间对生产线中的产品进行实时监控，以确保产品符合设定的标准。
c） 财务和会计信息系统
这些系统用于财务管理公司资产及其资本化。在战略层面，它们用于管理公司的长期投资和对公司财务状况的未来预测。
在战术层面，它们用于控制公司的财务资源，也可以用于编制短期预算。
在业务层面，财务和账户信息系统用于跟踪通过开具收据进行交易的现金流。
d） 销售和营销信息系统
营销是任何公司成功的主要部分。这些系统用于促进在所有产品的销售和营销中进行的操作。
在战略层面，它们用于通过评估未来扩张的任何机会来规划新的产品线。它们也被用来预测产品的销售。
在战术上，它们用于价格分析，以确保价格具有竞争力。此外，它们还用于确定最适合每种特定产品的产品活动或广告类型。
在运营层面，它们用于联系客户，确定客户口味和处理销售订单的产品偏好等。
2.按管理级别分类
信息管理系统可以根据用户管理级别进行分类。上面讨论的所有系统都可以在低、中、高层或战略管理层使用。
a） 交易处理系统
这些系统用于组织的日常事务处理。它们可以包括新客户的注册、开具发票、从银行提款等。
这些活动大多是常规操作，具有明确的结构化方式。所需的决策类型是结构化的。
b） 管理信息系统
它们被中层管理者用来做出管理组织的决策。它们促进了管理者的核心职责，如协调、规划、控制和决策。
管理人员还可以将该系统用于日常管理角色。它们可以用来编制定期报告，如每月或每周。
c） 知识信息系统
这些系统用于设计新产品和管理组织的知识。这些系统还用于开发新产品，重新设计现有产品，或者根据客户的口味进行一些简单的改进。
d） 战略管理体系
它们大多被高层管理人员用于战略规划。他们处理的决策没有条理。这是因为大多数高层管理人员都在预测未来会发生什么。
它们可以用来预测未来五年的商品销售，新产品或当前产品的目标群体等。
良好管理信息系统的特点
1.准确生成报告
一个好的信息系统的一个主要特征是它生成的报告类型。一个好的系统应该在每个管理层提供总结报告，以确保快速决策，从而提高效率。
报告可以是任何内容，从一般报告到深入查看报告，以获取更多详细信息。
2.系统灵活性
由于预计在系统使用期间情况会发生变化，因此应将其设计为适应可能发生的变化。
它应该是灵活的，以允许可能由于内部或外部力量而出现的新业务规则。例如，如果这是一个财务管理系统，而政府改变了税率，那么该系统应该能够适应这种情况。
3.信息系统的购置和维护成本
信息系统的成本是确保系统足够好的一个主要组成部分。与用于开发或获取系统的成本相比，系统的价值应该更高。
该价值可以根据使用该系统时将减少的成本以及它将如何提高运营速度来计算，从而为更多的客户提供服务，从而获得更多的回报。
维修费用也应考虑在内，因为这将是一项经常性费用。
4.标准和政策合规性
一个好的管理体系应该同时符合内部（组织）制定的标准和政府政策等外部标准。如果是财务/会计系统，则应符合增值税和审计要求等既定税务标准。
5.用户友好系统
这个系统应该很容易学习，或者至少它有一个温和的学习曲线。它应该提供更友好的图形用户界面。
这将提高系统的可用性及其对组织的适应性，并减少对新系统进行更改的阻力。
同样，一个好的系统应该附有用户手册，甚至提供该系统的公司也可以为用户提供培训。
6.系统管理和支持
应提供系统将要使用的工具，并且这些工具应易于使用。这些工具可能包括安全性和访问级别问题。
系统管理员应该能够为用户设置密码，并设置密码必须符合的标准和规则。该系统应符合本组织的信息通信技术和安全政策要求。
除了安全性之外，系统还应提供备份和恢复。这将降低系统冲突时数据丢失的风险。创建的备份应用于恢复，并且系统将以最小的中断继续运行。
该系统还应提供从旧系统升级到新系统的空间，以便在系统实现和使用后很容易处理发现的错误。
